Waar de meldingen vandaan komen
Sinds 2008 houden we bij welke straten en buurten terugkerende vragen opleveren.
De meeste meldingen komen uit de directe omgeving van de Emmastraat 33, waar onze balie zit, en uit wijken als Kortendijk, Kroeven en Langdonk; bewoners bellen dan over een tak die over de erfgrens hangt, over een gazon dat na de winter niet meer herstelt, of over een sproeier die blijft lopen als niemand kijkt, en dat soort telefoontjes neemt in het voorjaar duidelijk toe.
Sommige meldingen gaan niet over tuinen maar over mensen.
Een buurvrouw uit de Fatimastraat belde vorige maand over een alleenstaande oudere die haar voortuin niet meer bijhield, en dat gesprek duurde langer dan gebruikelijk.
Lotte van der Meer, die de receptie doet, noteert elke melding met datum, adres en de vraag zoals die gesteld is, en ze vraagt altijd door: gaat het om eenmalig onderhoud, om een terugkerende afspraak, of om iets wat iemand zelf niet meer kan oplossen?
Wat wij niet doen, vermelden we meteen bij het eerste contact: geen medische hulp, geen financieel advies, geen juridische stappen en geen onderwijs. Wie daarmee komt, sturen we door naar het juiste loket in Roosendaal, bijvoorbeeld het sociaal team of de woningcorporatie.
Van tip naar een echte opdracht
Ruben van den Berg zet een melding om in een afspraak.
Hij kijkt eerst op de kaart of het adres binnen ons werkgebied valt, grofweg een straal van vijftien kilometer rond Roosendaal, en valt het buiten dat gebied, dan zeggen we dat eerlijk en verwijzen we niet door naar een concurrent waar we niets van weten.
Bij een eerste bezoek noteert Ruben feiten, geen meningen: hoeveel vierkante meter is de tuin, welke kant staat op het zuiden, hoe oud is de beplanting ongeveer, is er een regenput of niet. Hij maakt foto's van de huidige situatie, want een beschrijving in woorden blijkt achteraf vaak te ruim.
Maud Smits maakt de offerte. Ze werkt met vaste posten: aanleg, onderhoud per seizoen, snoeiwerk, controle van de beregening.
Een voorbeeld van vorige week: 140 vierkante meter onderhoud in de wijk Kalsdonk, vier bezoeken per jaar, eenmalig snoeien van twee leibomen.
Bedragen noemen we hier niet, want die hangen af van materiaal, bereikbaarheid en de staat van de grond.
De offerte gaat per mail naar het adres dat de bewoner zelf opgeeft, en vragen daarover komen bij Eva van den Berg terecht, die de administratie doet en bijhoudt welke afspraken zijn bevestigd; zij verwerkt ook een afzegging als iemand toch van gedachten verandert, wat gewoon mag.
Wat verificatie bij ons betekent
Voordat we aan het werk gaan, controleren we twee dingen: of de gegevens kloppen en of de klus past bij wat we kunnen, met de mensen die er zijn.
Ons team bestaat uit vijf personen en niet meer.
Bram Smits doet de inkoop van materiaal, van graszoden tot druppelslangen. Hij belt leveranciers in de regio en vraagt naar levertijden voordat we een datum beloven.
Een datum die niet haalbaar is, zeggen we niet toe.
Er zit een grens aan verificatie die we niet verbergen: wij kunnen niet nagaan of iemand recht heeft op een vergoeding, of een huurcontract iets wel of niet toestaat, of een gezondheidsklacht met de tuin te maken heeft, en zodra een vraag daarheen schuift, stoppen we met adviseren en verwijzen we door, ook al vinden klanten dat soms onhandig.
Wat we wel kunnen nagaan: of een eerder gemaakte afspraak nog openstaat, of er al onderhoud is uitgevoerd in hetzelfde seizoen, en of de bereikbaarheid van een tuin klopt met wat eerder is doorgegeven. Dat kost tien minuten en bespaart meestal een tweede bezoek.
Correcties en wat er met een tip gebeurt
Fouten maken we ook.
Een verkeerd adres in de planning, een snoeiafspraak op de dag dat het hard regende, een factuur die naar een oud mailadres ging: wie dat merkt, kan bellen op 0165 643994 of mailen naar [email protected], en we zetten de correctie in hetzelfde dossier, niet in een los briefje.
Lotte noteert de datum van de correctie en wat er precies is aangepast. Bij een verkeerde factuur gaat er binnen twee werkdagen een nieuw exemplaar uit. Bij een gemiste afspraak plannen we opnieuw in, op een moment dat past, zonder extra kosten voor het verzetten zelf.
Een tip over een buurtbewoner belandt nooit zomaar in een plan: we vragen altijd toestemming voordat we iemands tuin betreden of een naam in een dossier zetten.
Zonder die toestemming blijft het bij een aantekening zonder adres, en die verdwijnt na verloop van tijd.
Wat overblijft na een tip is meestal klein: een afspraak, een offerte, een keer extra langskomen. Soms levert het niets op, en ook dat melden we terug aan degene die belde.